Organisaties beschikken over steeds meer data en hebben volop mogelijkheden om die te analyseren. Toch blijft het vaak lastig om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Er zijn dashboards en rapportages in overvloed, maar helpen die ook om betere beslissingen te nemen?

Veel cijfers, weinig overzicht

De verkoopafdeling heeft een dashboard met omzetcijfers, operations volgt de prestaties van systemen en processen, en het management ontvangt periodiek rapportages met de belangrijkste KPI’s. Allemaal nuttige informatie, maar het overzicht ontbreekt nogal eens.

Afdelingen gebruiken verschillende databronnen, hanteren hun eigen definities en werken met rapportages die niet altijd op hetzelfde moment worden bijgewerkt. Daardoor kunnen cijfers afzonderlijk kloppen, maar onderling toch van elkaar verschillen. Dat levert discussies op over welke cijfers juist zijn, terwijl het eigenlijk zou moeten gaan over wat die cijfers betekenen. Nog een dashboard toevoegen helpt dan weinig.

Goede analytics begint bij de juiste vragen

Bij het ontwikkelen van rapportages en dashboards wordt vaak uitgegaan van de beschikbare data of de mogelijkheden van een analysetool. Terwijl je eigenlijk eerst moet bepalen wat je wilt weten.

Wil je beter begrijpen waarom bepaalde processen vertraging oplopen? Wil je weten welke producten het meest bijdragen aan de winst? Of wil je eerder kunnen ingrijpen wanneer de prestaties van systemen achteruitgaan? Het antwoord bepaalt welke gegevens je nodig hebt en hoe je die moet analyseren. Daarmee voorkom je dat je vooral veel meet, zonder dat de uitkomsten je verder helpen.

Betrouwbare data als fundament

Een ander probleem is dat gegevens vaak verspreid staan over verschillende applicaties en systemen. De ene afdeling werkt met informatie uit het CRM, de andere met gegevens uit het ERP-systeem. Ondertussen worden gegevens op verschillende momenten bijgewerkt en zijn definities niet altijd gelijk. Wie die informatie wil combineren, moet er eerst voor zorgen dat de gegevens op elkaar aansluiten.

Daar komt Data Engineering om de hoek kijken. Door databronnen te verbinden, gegevens te verwerken en de kwaliteit te controleren, wordt het mogelijk om betrouwbare analyses te maken. Techniek alleen is daarbij niet voldoende. Ook binnen de organisatie moeten afspraken worden gemaakt over definities, verantwoordelijkheden en datakwaliteit. Anders blijft het risico bestaan dat verschillende afdelingen dezelfde cijfers anders interpreteren.

Van terugkijken naar beter sturen

Veel dashboards zijn vooral gericht op het verleden. Ze laten zien hoeveel er is verkocht, hoeveel incidenten er waren of hoe processen hebben gepresteerd. Interessanter wordt het wanneer je kunt achterhalen waarom iets gebeurt. Door gegevens uit verschillende bronnen te combineren, worden verbanden zichtbaar die je in afzonderlijke rapportages niet ziet.

Neem bijvoorbeeld een productiebedrijf waar de output van een productielijn regelmatig achterblijft. De productiecijfers laten zien wanneer dat gebeurt, maar verklaren niet wat de oorzaak is. Door deze gegevens te combineren met informatie over storingen, onderhoud en bezetting, kan het bedrijf onderzoeken welke factoren een rol spelen.

Met voldoende historische gegevens kunnen vervolgens patronen zichtbaar worden. Misschien blijkt dat bepaalde storingen vaker optreden na langdurig gebruik of dat de bezetting invloed heeft op de productiecapaciteit. Die inzichten kunnen helpen om onderhoud beter te plannen en problemen eerder te signaleren.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Meer inzicht vraagt niet automatisch om nieuwe software. Soms is het voldoende om bestaande rapportages te verbeteren of gegevens uit verschillende systemen beter op elkaar af te stemmen.

Het helpt om te beginnen bij de vragen waarop je nu geen goed antwoord krijgt. Misschien kost het samenstellen van een maandrapportage nog altijd veel handmatig werk. Of blijkt tijdens een managementoverleg dat afdelingen verschillende cijfers gebruiken voor dezelfde KPI. Dat zijn concrete aanknopingspunten om te onderzoeken waar verbeteringen mogelijk zijn.

Van data naar bruikbaar inzicht met PuurData

PuurData helpt organisaties om hun data beter toegankelijk en bruikbaar te maken. Met onze expertise in Data Engineering, data-infrastructuren en analysetechnologie helpen we databronnen te verbinden, de kwaliteit van gegevens te verbeteren en betrouwbare analyses mogelijk te maken.

We kijken daarbij naar de bestaande systemen en de informatie die medewerkers en management nodig hebben. Soms vraagt dat om een betere inrichting van de data-infrastructuur, soms om het combineren van gegevens die nu nog verspreid staan. Een goed dashboard is uiteindelijk geen doel op zich. Het gaat erom dat je met de beschikbare informatie verder kunt.

Wil je meer inzicht halen uit de data binnen jouw organisatie? Bekijk hoe PuurData je kan helpen met Data Engineering en analytics.